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    企業會計電算化應用經驗
    新聞來自:原創  更新日期:2009/04/30 點擊:11059次

     
    企業會計電算化應用經驗
     
     
      我國的會計電算化工作, 從20世紀70年代末開始,經歷了嘗試階段、自發階段和商品化穩步發展階段,到目前的管理型會計軟件以及ERP的發展階段。在這20多年的發展過程中,會計電算化在我國得到了迅速的普及和提高,全國數以萬計的企業單位已經用財會軟件代替手工核算。會計電算化以其高效、準確、方便等優點贏得了廣大財會人員的歡迎。目前,我國會計電算化工作仍處于較低的層次,在實際應用中存在著一些問題并積累了一定經驗,通過探討旨在推進我國會計電算化向更深層次發展。
      一、會計電算化過程中的問題
      通過長期的實踐,在企業會計電算化應用中存在著一些制約問題。這些問題既包含人的因素也包含軟、硬件以及政策因素,概括起來主要表現在以下幾個方面。
      1.從業人員知識結構不合理一方面,雖然會計人員所掌握的知識、理論能夠滿足手工會計核算,但會計電算化工作對會計人員提出了更高的要求。既要求會計人員掌握一定會計專業知識,還要掌握相關的計算機、財務軟件的操作以及相關設備的保養和維護知識。一般會計人員業務經驗豐富,但計算機專業知識卻很匱乏,難以勝任用計算機處理會計業務工作。表現較為突出的是對財務軟件的使用方法掌握的不夠熟練,對軟件的認識存有局限性,對運行過程中出現的故障不能及時排除,導致系統不能正常運行。這個問題已成為企業快速實現會計電算化的障礙。另一方面,會計軟件開發人員知識結構構成不合理。我國會計軟件開發初期主要由計算機人員為主進行開發,雖然他們有豐富的計算機專業知識,但對會計、審計、財務、管理等方面的知識了解不多,因此嚴重影響了初期的軟件需求設計,導致計算機技術不斷升級,而會計功能徘徊不前的尷尬局面。
      2.操作人員安全保密意識差安全性問題主要是指,一旦軟、硬件出現故障或病毒侵入,數據的安全、可靠性就受到威脅;加之數據資料的存儲介質發生變化,如果資料沒有定期打印存檔或隨機備份不及時,一旦出現故障,則損失慘重,無法彌補。另一方面,保密意識淡薄也易造成巨大損失,這主要表現為操作權限設置不當,操作管理不嚴。實際工作中因為操作權限設置不當和口令密碼不嚴或者未做到專機專人專用而造成的會計責任事故時有發生。特別是隨著計算機網絡的發展,由于在lnlernet上任意訪問或下載導致病毒入侵和黑客攻擊,致使系統崩潰和網絡癱瘓的案例也越來越多。
      3.軟件技術水平低由于數據庫系統功能不足,導致會計軟件無法滿足多用戶使用的需求。許多企業的會計軟件開發時選用了小型桌面數據庫系統,如Access、Foxbase、Paradox等。這些數據庫系統功能薄弱,主要面向單用戶,無法適應多用戶并發使用,功能單一,因此越來越無法滿足企業日常需求。另一方面,目前我國市場上大多數會計軟件為商業通用型,企業專用軟件較少,隨著企業規模的不斷擴大,通過軟件的二次開發來達到某些特殊要求,往往成本太高,而且開發出來的成果難以與已有的會計系統配套銜接,反而影響了企業的發展。
      4.硬件更新換代慢隨著網絡和多媒體化辦公的日益興起,企業原有的電纜局域網,小型服務器、低配置電腦已難以適應時代的發展,一些大型企業已率先建立起光纖骨干網,辦公室無線網絡,配備了高性能服務器、路由器、主流多媒體電腦、磁帶備份機、高速票據打印機等辦公自動化設備。這些設備不但有利于大型會計軟件的應用而且大大提高了工作效率。
      5.政策法規滯后現行的財務會計制度主要是以手工核算為基礎的,會計電算化后,從賬戶設置、賬戶登記方法和賬務處理程序到會計工作的組織、會計系統設計、內部控制的方式和會計檔案的保存介質和方法都發生了變化,因此必須根據會計電算化的特點對財務會計制度做出相應的修改。財務會計制度的滯后已影響了會計電算化的發展。
    二、會計電算化改進經驗
      企業針對以上問題,可以分別采取以下幾個方面的措施加以改進:1.會計電算化給會計工作增添了新內容,因此從各方面要求會計人員提高自身素質,更新知識結構。一方面,加強對會計電算化專業知識的培訓,使財會人員熟練掌握必要的計算機知識,不斷提高操作技能。另一方面招聘專業會計電算化和計算機復合型人才用于軟件開發和維護。并充實到財會人員隊伍中。
      2.加強安全保密制度的建設和執行。
      (1)建立嚴格的會計電算化檔案管理制度,及時備份數據。
      電算化會計檔案的管理與保存容易忽視,由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的,根據這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數據的備份,并且每份上要注明形成檔案時的時間與操作員姓名,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案,還應定期進行檢查、復制,防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失,造成無法挽救的損失。按時清理磁盤備份,每年至少進行一次過期數據清除。除了備份之外,還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等計算機操作系統信息。
      (2)實行必要的內部控制①實行用戶權限分級授權管理,建立網絡環境下的會計信息崗位責任②建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。
      ③從電算化軟件的設計入手,增加軟件本身的限制功能。
      ④強化審計線索制。
      ⑤建立進入網絡環境的權限制。
      ⑥增強網絡安全防范能力。
      為了提高網絡會計信息系統的安全防范能力,應采用一些措施,例如采用防火墻技術、網絡防毒、信息加密存儲通訊、身份認證。授權等。
      3.完善軟件功能,更新必要的硬件設備應采用大型數據庫作為數據存儲工具,諸如SYBASE、INFORMIX、ORACLE、SQL SERVER等大型數據庫。電算化軟件所要處理的是大量重要的數據和信息,對軟件所要支持的數據庫的容量、安全性和速度等方面的性能有很高的要求,而大型數據庫具有安全、數據存儲量大、查詢方便等特點,能適應各種管理的要求。在軟件開發中還應充分考慮應用互聯網技術。互聯網技術是這幾年電子通訊技術中發展最快的技術,能夠實現網絡化管理、移動辦公、并保證體系開放、支持電子商務;實現財務集中式管理、動態查詢、實時監控、遠程通訊、遠程上網服務、遠程查詢等。制定辦公設備更新計劃,淘汰老舊硬件,以適應軟件和業務發展的需要。
      4.加快會計制度研究與改革步伐,制定相應的配套措施和法規。
      三、趨勢展望
      當前會計電算化工作注重軟件的個性化,強調與企業管理信息系統相集成并服務于企業自身,在經濟全球化的今天,跨國企業、虛擬企業等新的經濟組織不斷出現,投資主體多元化,會計電算化要轉變其服務于企業內部的思路,遵照國際會計準則,參與國際競爭。根據共同的會計規則和基礎構建基于互聯網的會計信息系統,即網絡財務概念。另一方面,隨著財會軟件的不斷升級,提高了智能化,使得財會人員有更多的時間參與財務分析和決策,這也促使著廣大財會人員從單純的事務核算型向財務決策型轉變。

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