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    會計電算化系統會計檔案管理制度
    新聞來自:原創  更新日期:2009/04/30 點擊:10670次

     
    會計電算化系統會計檔案管理制度
    2008-5-17
     
      單位的會計檔案包括貯存在磁盤(軟盤和硬盤)上的會計文件和會計憑證、會計帳簿、會計報表等書面形式的會計核算資料。

      一、數據資料管理與保密


      機內數據文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊、報表,應按有關財會制度使用、保管。


      1、現金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。


      現金收付業務要做到當日業務當日清。現金記帳憑證一律由專職會計人員手工做記帳憑證,審核無誤后當日輸入計算機并打印出現金日記帳頁,審核后交現金出納人員核對現金庫存,相符后出納員及主管負責人在帳頁上蓋章,按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印,年終將各月現金日記帳順序裝訂成冊,加蓋封印妥為保管。


      2、銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管。


      銀行記帳憑證分機制憑證和手編記帳憑證兩種。有關財務人員必須及時把經審核無誤的原始憑證或手編憑證,當日輸入計算機并打印銀行日記帳,以保證銀行出納當日業務當日清。銀行帳頁經出納審核無誤后,出納和主管會計簽字蓋章,按日裝訂成冊,年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊,并加蓋封印,妥為保管。


      現金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式,裝訂成冊,妥為保管。


      3、轉帳憑證的輸入、輸出與保管


      轉帳憑證包括手編憑證和機制憑證兩種,有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證,輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出,并與手編憑證同樣裝訂成冊,妥為保管。


      4、科目匯總表、帳簿打印時間。


      (1)現金、銀行日記帳每天打印。


      (2)銀行余額調整表每月打印一次。


      (3)總分類帳和各種明細分類帳每月打印一次。


      (4)現金、銀行存款、轉帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次,并同該本記帳憑證一起裝訂。


      (5)會計報表、計算表、分析表,按管理要求和時間打印輸出,經有關財會人員審核無誤后簽字生效。


      5、其他


      由機器打印輸出的會計檔案發生缺損時,必須補充打印,并要求操作人員在打印輸出的帳頁上簽字蓋章,財務主管簽字蓋章認可。


      二、數據備份管理


      1、由于會計核算數據的重要性,必須經常進行備份工作。


      2、在日常工作中,準備三套軟盤循環使用,隔日進行備份,以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。


      3、需要做備份的包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。


      4、機內憑證及總分類帳、明細分類帳、報表,應視同會計資料按月做兩套軟盤備份,交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。


      三、會計檔案管理


      1、會計檔案存檔手續:打印輸出的憑證、帳冊、報表,必須有會計主管的簽章才能存檔保管。


      2、為保證備份數據的安全,備份軟盤必須貼上寫保護標簽,裝入盤套,放進硬盒,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。


      3、由打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理。


      4、隨計算機配置而來的操作系統、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統軟件,和以上軟件的備份磁盤,作為會計檔案保管。


      5、各類會計檔案的出借,均必須經過會計主管審批同意并簽章,如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性,應制作該備份磁盤的復制件,使用復制件進行操作。


      6、必須加強會計檔案的保密工作,任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、帳冊、備份磁盤等的行為,將受到行政處分,情節嚴重者,將追究其法律責任。

     

     

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